Дата публикации: февраль 2024

Компания ООО “ГСУ” (Gsu-prof.ru). Занимаются проф.переподготовкой медицинского персонала в Томске.

Ранее все бизнес процессы велись с помощью Excel таблиц. Сотрудники вручную заполняли данные клиентов и передавали их между отделами.

Решили переехать на Битрикс24 и автоматизировать все рутинные процессы, чтобы ускорить время обработки клиентов.

Сначала провели базовую настройку Битрикс24:
– Создали воронки лидов и сделок
– Перенесли базу клиентов из Excel таблиц в Битрикс24
– Подключили источники лидов: whatsapp, почта, сайт, телефония
– Пересадили сотрудников отдела продаж в Битрикс

На момент обращения сотрудники компании вручную формировали договоры в Word по каждой новой сделке. Это занимало много времени. Были опечатки и ошибки.

Завели шаблоны договоров в Битрикс. Документы формируются автоматически по кнопке из сделки.

При нажатии на кнопку Битрикс просит уточнить параметры договора

В договоре есть обязательные к заполнению поля. Если одно из них не будет заполнено, система выдаст ошибку и подскажет что нужно исправить.

В договор автоматически подставляются:
– Номер и дата
– ФИО и паспортные данные клиента для физ. лиц
– Название и реквизиты компании для юр.лиц
– Курс обучения, кол-во часов и стоимость
– Факсимиле подписи и печати

Все данные клиента заполняются один раз и хранятся в битриксе. Их не нужно каждый раз переписывать вручную. Договор можно сразу распечатать или отправить клиенту. Распечатка занимает несколько секунд.

Во время обработки сделок отделу продаж постоянно нужно заполнять паспортные данные клиентов в Битрикс, чтобы они попали в договора и заявки на обучение.

Создали интеграцию с сервисом распознавания паспортов от VK. В Битриксе в сделке и контакте появился раздел “Распознавание паспорта”

Сотрудник загружает файл паспорта в jpg, png или pdf. Если в pdf несколько страниц то выбираем нужную. Отправляем картинку на распознавание.

После обработки в реквизиты связанного контакта автоматически добавляются паспортные данные. Отсюда они попадают в договор.

Внутри одной сделки с клиентом может обучаться 50 разных человек на разные продукты. Поэтому мы создали субпроцесс “Заявки на обучение” со своей воронкой.

1 заявка на обучение = 1 товар в сделке.

Из заявки на обучение можно:

– Отправить клиенту доступы к образовательной платформе, чтобы он прошел тестирование. При успешном прохождении тестирования карточка движется дальше по воронке автоматически.

– Сформировать полный пакет документов по клиенту в пару кликов: диплом, приказ о зачислении/отчислении, ведомость, опись и т.д. Раньше сотрудник делал это вручную. (В неделю может быть более 300 пакетов документов)

– Создать отправку документов Почтой России

– Выгрузить данные клиентов в единый реестр ФРДО по итогам месяца

При завершении всех заявок на обучение связанная сделка завершается автоматически. Отдел продаж всегда в курсе, на каком этапе его клиент.

Чтобы понимать сколько клиент оплатил по каждой сделке и сколько осталось мы создали субпроцесс “Входящие платежи”. Бухгалтер вручную заносит информацию о поступлениях, а битрикс автоматически пересчитывает остаток.

Внедрили новинку - “Битрикс24.подпись” для подписания договоров с клиентами по СМС и почте. Мы подписываем договор со своей стороны и отправляем клиенту. Ему нужно зайти с телефона, подтвердить подписание по СМС и все.

К документу прикрепляется цифровой сертификат, который подтверждает факт подписания. Битрикс24.Подпись соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» в отношении Простой электронной подписи.

В этом проекте Битрикс стал основным каталогом в котором хранится информация обо всех товарах. При создании товаров в Битриксе они автоматически попадают на сайт.

Клиент полностью отказался от работы в Excel таблицах и перевел все процессы в Битрикс. Ускорилась обработка обращений клиентов

*Также мы записали инструкции для каждого отдела заказчика, чтобы быстро вводить в курс дела новых сотрудников.